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"FAÇA O SEU MELHOR NAS CONDIÇÕES QUE VOCÊ TEM, ENQUANTO NÃO TEM CONDIÇÕES MELHORES PARA FAZER MELHOR AINDA" - Mario Sérgio Cortella / "QUEM QUER FAZER ALGO, ENCONTRA UM JEITO, QUEM NÃO QUER ENCONTRA UMA DESCULPA" - Provérbio Árabe

quarta-feira, 21 de abril de 2010

Etiqueta ao Telefone

Ter bons modos ao telefone pode fazer uma diferença enorme na carreira de uma pessoa. Veja a seguir como evitar alguns erros muito comuns, que são cometidos, inclusive por executivos experientes:

• Tenha sempre papel e caneta e anote os recados; pergunte se o outro pode falar naquele momento; desligue o celular em reuniões, eventos e locais públicos – a menos que esteja aguardando uma ligação urgente!

• Se o celular de outra pessoa tocar nunca atenda!

• Ao atender ao telefone, diga o seu nome e pergunte "em que posso ajudar?". Evite perguntar"quem fala?". Só faça esta pergunta se não conseguir identificar quem está falando.

• Se a pessoa se identificar usando o título de doutor, professor, etc., trate-o pelo título, nunca somente pelo nome.

• Enquanto estiver falando ao telefone, não faça outras coisas como digitar, mexer com papéis etc. A pessoa do outro lado, com certeza, vai perceber e pode achar que você não está lhe dando a devida atenção.

• Não coma enquanto estiver ao telefone. Mesmo o som de uma simples bala, chiclete ou pastilha é percebido pelo interlocutor e pode ser interpretado como pouco caso seu.

• Não tussa, espirre nem assoe o nariz diretamente diante do telefone. Desculpe-se e afaste-se do aparelho por alguns instantes.

• Se precisar deixar o aparelho por alguns instantes, coloque-o com cuidado sobre a mesa para não fazer barulho.

• Durante uma reunião na sua sala, se o telefone tocar, peça licença aos demais, atenda e, ao desligar, desculpe-se pela interrupção.

• Se você recebeu a ligação e precisa de algum tempo para dar uma resposta, comprometa-se a ligar, informando quando e a que horas telefonará.

• Já se foi você que fez a ligação, e a outra pessoa precisa de um tempo para dar uma resposta, pergunte quando e a que hora você pode voltar a ligar.

• Sempre que ligar ou atender o telefone, esqueça seus problemas pessoais. Sua voz deve soar calma e agradável, por mais que esteja sobrecarregado de trabalho.


E lembre-se: quem faz a ligação deve desligar primeiro. Esta regra só deve ser quebrada quando o outro estende demais a conversa e não percebe que está na hora de desligar, mesmo depois de você dizer que está muito ocupado ou que tem um compromisso urgente naquela hora.


Uma saída educada é interromper a conversa dizendo "foi um prazer receber sua ligação, mas eu preciso desligar". Se ele mesmo assim não desligar antes, você pode desligar primeiro.


Etiqueta na Secretária Eletrônica


Os recados e as mensagens de gravação devem ser curtos. É inconveniente gravar uma trilha sonora demorada, ou deixar recados engraçadinhos. Da mesma forma, ao ser atendido por uma secretária eletrônica, as mensagens devem ser breves. Deixe registrado seu nome, dia e hora que ligou, um telefone de contato, e, se necessário, um resumo do assunto a ser tratado. Veja um exemplo:

Mensagem gravada:

"Olá, eu sou Rodrigo Pádova e esta é uma gravação. Por favor, deixe seu nome e telefone que eu retornarei a ligação em breve. Obrigado!"


Como deixar o recado:

"Dr. Rodrigo, aqui é Otacílio Câmara, da GrafiSul. Preciso falar a respeito do Seminário em Brasília. Meu telefone é 60008888. Obrigado!"


Utilize bem as dicas acima, pois sua imagem falará por você.

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